Wie lange müssen Belege in Spanien aufbewahrt werden?

Die Frage der Aufbewahrung von Rechnungen und sonstiger Belege ist besonders wichtig

für Selbstständige in Spanien (Autonomos) und juristische Personen (S.L.). Jedoch auch für Privatpersonen ohne gewerbliche Aktoivität gibt es einiges zu beachten. Wie lange sollten Sie Rechnungen aufbewahren?

Die Wahrheit ist, dass die Aufbewahrungsfrist von der Art der für die jeweilige Rechnung geltenden Vorschriften abhängt:

Im Allgemeinen Steuergesetz ist festgelegt, dass das Recht der Verwaltung auf jegliche Art von Forderung oder Prüfung nach vier Jahren erlischt.
Das Handelsgesetzbuch schreibt vor, dass alle Unterlagen im Zusammenhang mit einem Geschäftsvorgang sechs Jahre lang aufbewahrt werden müssen.
Die Mehrwertsteuer verlangt, dass wir Rechnungen vier Jahre lang nach Einreichung des Formulars 303 aufbewahren.
Für die Einkommensteuer müssen Sie Ihre Rechnungen vier Jahre lang (ab Fristende) aufbewahren. Dies gilt auch für Privatpersonen.

Die Aufbewahrungsfristen beginnen bei Steuerangelegenheiten in der Regel mit dem Ende der Abgabefrist. Hier ein Beispiel:

Die Abgabefrist für die Jahres-Einkommenssteuer-Erklärung für das Jahr 2022 endet am 30.06.2023, somit müssen die Belege bis zum 01.07.2027 aufbewahrt werden. Das gilt auch, wenn die Steuererklärung bereits am 20.04.2023 abgegeben wurde. Relevant ist nicht das Datum der Abgabe der Steuererklärung. Dies führt in diesem Beispiel dazu, dass eine Rechnung aus Januar 2022 mindestens bis zum 01.07.2027 aufbewahrt werden muss.

Obwohl dies verwirrend sein kann, kann man vereinfacht sagen, dass es für Selbstständige (Autonomos) in der Regel ratsam ist, Rechnungen mindestens sechs Jahre lang aufzubewahren.

Bei Kapitalgesellschaften/Juristischen Personen, wie einer sociedad limitada, wenn diese eine negative Körperschaftsteuer-Bemessungsgrundlage (modelo 200, Jahresteuererklärung zur Unternehmenssteuer) hat, müssen Sie die Rechnungen 10 Jahre lang aufbewahren. Auch hier gilt zur Berechnung der Aufbewahrungsfrist, das Fristende zur Abgabe der Steuererklärung. Im Falle der Unternehmenssteuer nach Modelo 200 ist dies immer der 31.07. für das vergangene Kalenderjahr.

Besonderheit beim Immobilienverkauf: Für den Nachweis der Kosten im Rahmen eines Immobilienkaufs, bzw. während der Haltedauer, sollten die Belege bis zum Verkauf aufbewahrt werden. Wenn die Kosten, die durch die jeweiligen Rechnungen belegt wurden, beim Verkauf des Hauses geltend gemacht wurden, so müssen die Belege dazu weitere vier Jahre aufbewahrt werden.

Muss man das originaldokument in Papierform aufbewahren, oder reicht eine digitalisierte Version?

Nach geltendem Recht müssen die Rechnungen im Original und in geordneter Form aufbewahrt werden, so dass eingescannte oder fotokopierte Rechnungen nicht gültig sind. Sie können jedoch sowohl in Papierform als auch in digitaler Form aufbewahrt werden, sofern wir ihre Echtheit garantieren können.

Vereinfacht gesagt, die Rechnungen müssen in der Form aufbewahrt werden, in der wir sie erhalten haben. Heutzutage werden viele Rechnugen nur noch digital versendet, da ist es nicht notwenidig diese auszudrucken um sie aufzubewahren.

Belege auf Thermopapier:

Bei Belegen auf sogenanntem Thermopapier, sollten Sie diese unbedingt gut lesbar einscannen und digital aufbewahren. Denn dieses Papier kann über die Zeit unlesbar werden.

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